悦库企业网盘：让教育行业文件管理更安全、协作更顺畅

近年来，信息技术在文档管理领域的应用日益广泛且互动复杂，传统文档管理的各个环节发生了深刻变化。文档接收的范围不断扩大，接收时间更加灵活，载体从纸质为主转向纸质与电子并存，实现方式和利用形式也愈发多样化。这使得传统的文档管理模式面临着多方位的冲击，改革已成为必然趋势。

为进一步贯彻落实国家文档局的有关指示精神，全面提升学校文档管理水平，充分运用现代科技手段，结合悦库企业网盘的文档管理模式，能够对已有的文件资料信息资源进行有效整合，实现统一管理和统一提供利用，进而达成文档管理信息系统中各种电子文件资料信息资源的共享。文档信息系统打破了时间、空间和数量的局限，拓展了文档服务的对象、范围和领域，为消除 “信息孤岛”、实现信息共享奠定了坚实基础。

响应 “十三五” 规划中建立统一的数字资源管理平台的要求，“校园云盘” 已逐渐成为中高等教育学校信息化建设的标配。然而，近年来勒索病毒不断变种蔓延，给高校带来了严重损失，大量学生的毕业论文、作业，教师的教案以及科研成果因病毒攻击而丢失。通过部署悦库私有云校园云盘，能够对校园科研、文件成果进行统一安全存储管理。

悦库校园云盘秉持科技、安全、专业的理念，让每个校园都能享受到云时代带来的教育便捷，有力推动校园信息化建设，提高学校教学质量。

重要的教学资料和科研成果散乱地存储在老师和科研人员的电脑里，缺乏集中管理，极易丢失。海量的教学和科研资料需要安全、集中的存储空间进行妥善保存，以实现知识的沉淀。这也是学校响应 “十三五” 规划中建立统一的数字资源管理平台要求的具体体现。例如，某高校的一位教授退休后，其电脑中存储的多年科研数据因未及时备份和集中管理，随着电脑的报废而永久丢失，给学校的科研工作造成了不可挽回的损失。

论文写作和科研项目开展过程中，需要团队成员进行频繁的讨论和协作。但目前 QQ、微信、邮箱等传统沟通工具充斥着大量无关信息，形成噪音干扰，导致老师的时间被浪费在大量重复、无价值的沟通工作上，严重影响了工作效率。比如，一个科研团队在进行项目研究时，成员通过微信传递修改后的论文初稿，由于微信消息过多，部分成员未能及时看到最新版本的论文，导致在讨论时使用的还是旧版本，影响了讨论效果和项目进度。

随着高校教学资源和科研成果的不断积累，师生需要在高达上百 TB 的海量数据中查找资料，犹如大海捞针，往往需要花费大量时间却仍找不到所需内容。在资料分发方面，存在滞后、版本混乱等问题，同一资料可能会有多个版本在不同师生手中流传，导致信息不一致。而收集信息时，中间环节过多，需要经过多个部门或人员的传递，效率低下。例如，教务处需要收集各院系的教学计划，由于没有统一的收集平台，各院系通过邮件、U 盘等方式提交，教务处工作人员需要逐一整理，不仅耗时费力，还容易出现遗漏和错误。

文档管理系统需实现文档数据的收集、录入、信息检索、查询利用、权限管理、文档安全等功能，满足各类文档的网上归档立卷、整理、编目、检索、浏览、下载、编辑、打印等管理需求。通过构建完善、高效的文档管理信息化平台，实现各类文档的电子化全过程管理，达成企业各类文档信息资源全系统共享以及对各类文档形成的全流程监督。从而提高学校文档管理水平和文档、资料利用效率，基本构建起学校文档资源数字化、信息管理标准化、服务利用网络化、文档管理现代化的应用体系。

针对教育行业在文档管理方面存在的问题和建设目标，悦库企业网盘推出了专业的解决方案，为学校提供全方位的文档管理服务。

同时，在总局域网环境下，各部门可以轻松实现数据同步，在实现协同办公的同时确保数据安全。例如，老师的教案、课件等教学资料上传到平台后，会自动进行备份，即使老师的个人电脑出现故障，也不会导致资料丢失。而且，这些资料集中存储后，形成了学校的知识宝库，便于后续的查阅和复用，促进了知识的沉淀和传承。

悦库企业网盘对云端文档实行统一的权限管理，支持访问跟踪和安全审计。为彻底改变当前文档数据分享完全不可控、无法跟踪的现状，对于云端存放的电子文档，平台实现了多层级数据访问的分享可控，支持读、写、改、删等十几种权限的自定义组合。

学校可以根据不同的部门、岗位、角色为用户分配相应的权限，例如，学生只能查阅公开的教学资料，而老师可以编辑和上传自己课程的相关资料，管理员则拥有更高的权限进行整体管理。同时，平台提供灵活方便的授权模式，在保障敏感信息绝对安全的前提下，为用户提供便捷的快速分享功能。

配合对文档所有操作的日志记录，平台能够做到单位信息安全事前可定义、事中可控制、事后可寻迹。一旦出现信息泄露或异常操作，管理员可以通过日志快速追溯到相关责任人及操作过程，及时采取措施进行处理。比如，某份涉密的科研资料被非法下载，管理员可以通过日志查询到下载人的账号、下载时间和 IP 地址等信息，从而进行调查和处理。

基于在线协作功能，悦库企业网盘在团队间打造了无缝融合的文档强协作平台。针对碎片化协作导致文档在同事间反复修改、通过 QQ / 邮件来回发送，进而出现四处查找、多处传递、版本混乱的问题，云协作平台的功能设计高度兼容常用的 Office、AutoCad、Photoshop 等办公软件，贴近日常办公的使用习惯，能够无缝融入办公电脑桌面环境。

基于项目文档团队协作的特点，平台支持多人在线编辑、编辑锁、历史版本、操作记录、共享外链等功能。多人在线编辑时，团队成员可以同时对文档进行修改，系统会实时同步每个人的修改内容，避免了版本冲突；编辑锁功能则能防止多人同时编辑同一部分内容，确保编辑的准确性；历史版本功能可以保存文档的每一次修改记录，用户可以随时查看和恢复之前的版本，解决了版本混乱的问题；操作记录详细记录了每个成员对文档的操作，便于追溯和管理；共享外链则可以方便地将文档分享给外部人员，且可以设置外链的有效期和访问权限。

例如，一个论文写作团队在平台上共同撰写论文，成员可以实时看到彼此的修改，当有人正在编辑某一章节时，该章节会被自动锁定，其他成员无法编辑，避免了冲突。如果对修改内容有疑问，还可以查看历史版本，了解修改过程。这彻底改变了严重影响教师工作效率的无序混乱的存储、分享、协作模式，极大地提升了团队的沟通效率和工作效率。

通过加强文档管理信息化建设，借助悦库企业网盘完成校园文档管理信息系统的搭建，构建文档信息化标准体系，能够使学校文档管理总体达到国内领先水平。