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东信工程项目管理有限公司:借助悦库网盘实现文件安全管理

2023-11-28 14:22:29
高玉浩
原创
647

1、用户需求简介

悦库网盘售前人员和客户经过多次沟通,总结了一下东信工程项目管理有限公司日常工作过程中遇到的问题:

1、企业日常工作过程中,会产品大量的招标文件和资料,这类文件散落在每个员工的电脑上,同事间获取文件需要通过QQ、微信和邮件等方式,无形中增加了很大的沟通和使用成本。

2、而且很多文件在流转过程中很容易丢失,文件版本经过多人修改后也变得极其混乱。数据安全无法管控。

3、全国有几十家分公司,各公司间存在信息差,总部的材料无法及时下发给所有的子公司,子公司需要的资料获取经常不及时,影响办事效率。

2、用户单位介绍

东信工程项目管理有限公司,具有工程造价咨询甲级资质,注册资本为人民币5000万元,具有独立法人资格。公司经营范围包括:工程项目管理,招标代理,可承接各类建设项目建议书与可行性研究及投资估算的编制,审核项目经济评价;工程概算、预算、结算、竣工结(决)算、工程招标标底、工程投标报价的编制和审核等数十种业务

公司自成立以来承接大量的工程造价业务,公司年平均完成工程造价咨询业绩总额近50亿元。截至目前东信工程项目管理有限公司已承揽造价项目总计3500多项,每个项目无论是技术方面还是服务方面均得到了业务委托方的认可和一致好评。东信工程项目管理有限公司已经发展成为综合实力较强,社会信誉良好的工程造价咨询机构。被中国建设工程造价管理协会部评为AAA企业。

3、功能模块及解决方案

1、提供云存储空间,实现业务文档的集中存储、高效分享。

和客户沟通发现,用户各部门文件散落在员工自己电脑上,需要文件时通过QQ、邮箱、微信等传统方式进行文件流转,各部门文档按照归档模版填写,工作完成后按照归档交付给其他部门或者领导,完全靠各员工的熟练度和自身能力完成任务,虽然整体流程不算混乱,但是难免有时文件传递不及时、不同步造成的信息差,文件存档也比较混乱。

面对这个这个问题,售前人员从客户的组织架构、文件类型和文件传递流程等方面综合考虑后,在东信工程内部搭建悦库企业网盘,考虑到客户是非软件行业,选择用windows操作系统部署悦库服务端,windows服务端的部署、升级和维护非常简单,非软件行业的管理人员也能轻松掌握。

悦库服务端部署完成后,按照客户多层级的组织架构创建部门和用户,并赋予用户不同的角色,各分公司、各部门分配子管理员,子管理员仅可管理本部门的用户及文件。组织管理创建好后,根据文件分类,在协同空间和公共空间下分别创建不同的子空间,公共空间下的所有文件默认所有员工都能查看,主要放公司的规则制度、操作流程、学习培训等通用文件。协同空间下按照部门和文件类型创建子空间,设置本部门的员工只能查看自己部门下的文件,公司领导根据岗位职责,可以查看其他部门或者所有的文件。

组织架构和共享空间创建好之后,员工只需要通过客户端或者网页端就能共享文件,而且可以在线预览和编辑文件,保存后自动上传,各部门文件共享无需相互传递,有权限即可获取,非常方便,而且文件每次修改都会生成历史版本,每个版本都可以还原,不用担心文件被覆盖和丢失的问题,极大地提高了文件传递的效率和留存率。

2、将云端文档实行统一权限管理,访问跟踪、安全审计。

售前人员和客户沟通发现,客户对文件的安全性要求非常高,很多招标资料是很宝贵的财富,要保证文件效率的同时还要注重数据安全。悦库企业网盘部署好之后,售前人员为东信工程项目管理有限公司设置了数据自动备份功能,默认每天0点进行自动增量备份,保证不会因为硬件设备损坏造成的重要文档不可逆损失。

同时在后台设置文件水印功能,水印记录公司名、用户名、访问时间和手机号,水印排列设置为密集程度,涉密文件设置为仅可预览权限,平铺设水印覆盖面积不低于文件的60%,并且不影响文件的可读性和可视性,有效管控员工泄密的风险。

沟通了解到用户还想查看用户的使用情况,可及时监控员工的文件使用情况,为了保证安全和预防破坏行为,也便于系统运行历史的监视审查。悦库企业网盘提供全生命周期的操作日志,从用户登录到下线,用户的每一个操作都会记录日志,系统将必要的操作记录在案,安全日志可以进行查询和统计,用于系统分析。对关键操作进行记录,方便查询。所有日志具有只读属性,不可更改。

3、各分公司密切协作,文件获取非常方便

东信工程项目管理有限公司全国存在几十家分公司,服务器架设在公司总部,子公司就需要通过外网访问总部资料,售前人员选择最方便、最实惠、最快速的内网穿透软件实现外网访问,并通过权限来设置各分公司的可访问范围,下载所需资料非常方便。

悦库企业网盘还提供文件发送功能,用户可以直接把文件和文件夹发送给其他同事,并可以添加备注,极大的提高了同事间的沟通效率,彻底解决了总公司和各子公司交流不便的问题。


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